Content

Een stukje willekeurige informatie wordt pas content als je de informatie in een context kunt plaatsen. Deze context wordt meestal opgeslagen in metadata. Deze metadata omvat meestal de auteur, de creatie-datum, het formaat, geldigheidsdata maar kan worden uitgebreid met elke willekeurig informatie die nuttig lijkt.

Content management

Content management wordt meestal gezien als drie afzonderlijke processen:

- content verzamelen

- content beheren

- content publiceren

Verzamelen bestaat meestal uit handmatige invoer via de GUI maar kan ook via automatische import uit 3rd party systemen gebeuren. Beheer omvat vaak de opslag van de data maar kan worden uitgebreid met workflow, authorisatie, archivering, etc. Publiceren is vervolgens het samenvoegen van presentatie en data. Meestal wordt gepubliceerd naar het web maar er bestaan vele andere kanalen zoals PDA's, pdf, email, etc.

Content management systemen

Een content management systeem (CMS), tenslotte, is een systeem dat deze taken kan uitvoeren. Er zijn er velen op de markt, met ieder hun (eigen-)aardigheden. Een CMS moet u daarom passen als een maatpak.

Belangrijke functionaliteit van een CMS moet zijn het hergebruik van bestaande content en/of templates. Hoe meer er kan worden hergebruikt hoe minder tijd het onderhoud van de website kost.

Templating

Vrijwel ieder CMS het een vorm van templating. Hierbij html gegenereerd op basis van data-invoer van de gebruiker (wat staat er op de pagina) en presentatie-templates (hoe wordt de data getoond).

Templating geeft als groot voordeel dat de inhoud wordt gescheiden van de presentatie. Hierdoor kan de presentatie onafhankelijk van de data worden aangepast. Een nieuwe layout van uw website is daardoor snel door te voeren.

Workflow

Veel CMS-sen hebben een workflow engine ingebouwd. Hiermee kunt u uw bedrijfsprocessen laten afdwingen door het CMS. Standaard workflows bestaan vaak uit een "editor-approval"-flow waarin een editor de pagina ter goedkeuring voorlegt aan een approver voordat de content gepubliceerd wordt.

Publicatie

Uiteindelijk moet de content gepubliceerd worden. Sommige CMS doen dit door de fysieke files te verplaatsen naar de webserver. Andere zijn meer dynamisch opgezet. Hierbij hoeft slechts een checkbox te worden omgezet.

Veelal is het een wens om tijd-gestuurd te kunnen publiceren voor bijv. nieuwsberichten die pas op na de sluiting van de aandelenbeurs publiek mogen worden.

Autorisatie

Laatste belangrijke functie van een CMS is de autorisatie, d.w.z. wie mag welke content beheren en aanpassen. Vaak is het handig als een CMS de GUI aanpast aan de privileges van de gebruiker en "verboden" onderdelen simpelweg niet toont.